Toplantı Odası Hırsızlığı

Hırsızlık sözü çok ağır bir ifade. Fiziki nesnelerin izinsiz şekilde el değiştirmesinde, gizli olana hırsızlık, zorla alınana da gasp suçlaması yapılmaktadır. Günümüzde hayatımızda fiziki olmayan ama bizim için çok değerli olan bir olgu da zamandır. Kimi zaman gerçek işimize ayırdığımızdan fazla toplantılara vakit ayırmamız gerekiyor. Böyle durumlarda bir de toplantı odası bulma zorluğu yaşadığınızda iyice kaos içinde boğuluyorsunuz.

Toplantı odası bulamama durumu sadece yetersiz sayıda toplantı odası olmadığından kaynaklanmıyor elbette.
İyi niyetli düşünürsek; A odası için 2 saatlik bir toplantı planladım, sonra başka işler çıktı toplantı yapmamaya karar verdik. Ama takvimden silmeyi unuttum. Kimse de beni uyarmadığı için toplantı odası boş kalmış oldu.
Biraz önyargı ekleyelim; Her hafta Salı ve Perşembe günü toplantılarım oluyor. Toplantı odası bulmak da zor. Ben bütün yıl şu odayı tutayım da oda aramaktan kurtulayım. Toplantılarımı da o saate planlarım. Ama birçok toplantı yapılamamıştır.
Kötü düşünelim; Açık ofiste çalışmaktan sıkıldım, çok ses var. En iyisi toplantı odasını kapatayım oh mis patron gibi takılırım. 10 kişilik toplantı odasında bir kişi toplantı yaptığını böyle çok görürsünüz.

Bu ve bunun gibi sebeplerden ötürü toplantı odaları sürekli gereksiz tutulur ve aslında kullanılmaz. Kimsenin haberi yoktur bu verimsizlikten. Maddi kaybını hesaplamak çok zor. Manevi kaybı ve kaos ortamı daha beterdir. Peki dünyanın en iyi sistemini kullanmanıza rağmen neden bunun önüne geçilemiyor? Kurum kültürü ve anayasası neden yeterli olmuyor? Çünkü değerler kurallara bağlıdır. Kurallar da takiple devam ettirilebilir. Siz kimin bu kuralları ihlal ettiğini bilmezseniz veya bunu yapanı engelleyemezseniz kuralsızlık doğal şekilde büyüyecektir.

Reçetemiz nedir?

• Kullandığımız takvim sisteminin kural yapılarını sıkılaştıracağız.
• Toplantıya belirli süre kala onay alınmasını sağlayacağız. Örneğin bir gün önceden; Toplantıyı yapacak mısın? Sorusunu soracağız.
• Toplantı odası kullanım limiti belirleyeceğiz. Bir kullanıcı haftada en fazla 8 saat toplantı yapsın diyebiliriz.
• Tekrarlı toplantıları kısıtlayacağız. Örneğin en fazla 4 tekrarlı toplantı planlasın.
• Toplantıyı erken bitirmeyi kolaylaştıracağız. Ekran üzerinden tek tuşla toplantıyı bitirebilecek.
• Toplantı planlayıp yapmayanları da sık sık uyaracağız. Oda kapı ekranında dolu gözüküyor ama odada kimse yok ise toplantıyı yapana bir soracağız.

Liste daha uzayabilir, bu ve bunun gibi problemler plaza hayatında sürekli zamanımızı çaldığı için Toplantı Odası Hırsızlığı başlığını uygun gördüm. Toplantı odası çözümlerimiz ile bu gibi sorunların üstesinden gelebilirsiniz. İyi toplantılar ;)